Thế nào là hóa đơn đặt in? Trình tự đặt in hóa đơn là gì?

Hóa đơn đặt in được hiểu là hình thức hóa đơn do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để bán cho các doanh nghiệp hoặc do các doanh nghiệp tự đặt in theo mẫu để sử dụng phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Ngoài những thắc mắc về cách viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, về thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử,… nhiều kế toán còn lúng túng không hiểu rõ về hóa đơn đặt in. Trong bài viết này, đối tượng sử dụng cùng với trình tự thủ tục đặt in hóa đơn sẽ được đề cập gửi đến bạn đọc.

1. Đối tượng sử dụng hóa đơn đặt in

Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh mới thành lập thuộc đối tượng được tự in hóa đơn nếu không sử dụng hóa đơn tự in thì được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

2. Yêu cầu của hóa đơn đặt in

Hóa đơn đặt in được in ra dưới dạng mẫu in sẵn phải có các tiêu thức đảm bảo khi lập hóa đơn có đầy đủ nội dung bắt buộc theo quy định. Đối tượng được tạo hóa đơn đặt in có thể quyết định mẫu hóa đơn đặt in.

DN, tổ chức kinh doanh đặt in hóa đơn phải in sẵn tên, mã số thuế vào tiêu thức “tên, mã số thuế người bán” trên tờ hóa đơn.

Trường hợp tổ chức kinh doanh đặt in hóa đơn cho các đơn vị trực thuộc thì tên tổ chức kinh doanh phải được in sẵn phía trên bên trái của tờ hóa đơn. Các đơn vị trực thuộc đóng dấu hoặc ghi tên, mã số thuế, địa chỉ vào tiêu thức “tên, mã số thuế, địa chỉ người bán hàng” để sử dụng.

Đối với hóa đơn do Cục Thuế đặt in, tên Cục Thuế được in sẵn phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

3. Trình tự thủ tục đặt in hóa đơn đối với doanh nghiệp

Bước 1: Lập đơn đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in

Trước khi đặt in hóa đơn lần đầu, tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in và được cơ quan thuế quản lý xác nhận đủ điều kiện.

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có ý kiến về điều kiện sử dụng hóa đơn tự in của doanh nghiệp. Trường hợp sau 02 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn tự in. Thủ trưởng cơ quan thuế phải chịu trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản trả lời doanh nghiệp.

Bước 2: Cán bộ thuế đến kiểm tra trụ sở doanh nghiệp

Đơn vị cần chuẩn bị khi cán bộ thuế đến kiểm tra như sau:

– Treo biển doanh nghiệp tại trụ sở;

– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký mẫu dấu, dấu tròn;

– Bàn ghế, sổ sách, các dụng cụ nguyên vật liệu chứng tỏ doanh nghiệp có hoạt động;

– Văn bản xác nhận quyền sử dụng trụ sở chính của doanh nghiệp hợp pháp (Hợp đồng mượn nhà, thuê nhà, giấy chứng nhận sử dụng đất của giám đốc);

– Hợp đồng mua bán hoặc cung cấp hàng hóa, dịch vụ chứng tỏ doanh nghiệp có khách hàng và có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng.

Bước 3: Tìm hiểu đơn vị in

Khi cơ quan thuế quản lý trực tiếp đã có thông báo rằng doanh nghiệp được quyền đặt in hóa đơn thì doanh nghiệp phải tìm đơn vị in để đặt in. Tổ chức nhận in hóa đơn phải đảm bảo đủ điều kiện theo quy định:

– Đơn vị nhận in hóa đơn phải là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và có giấy phép hoạt động ngành in (bao gồm cả in xuất bản phẩm và không phải xuất bản phẩm).

– Nếu đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động sản xuất kinh doanh như doanh nghiệp, có giấy phép hoạt động ngành in, có máy móc thiết bị ngành in thì được nhận in hóa đơn đặt in của các tổ chức.

Bước 4: Thanh lý hợp đồng in

Thanh lý hợp đồng in với đơn vị in. Đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) thì cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn và không bị xử phạt. Đề nghị đơn vị in xuất hóa đơn đỏ.

Tạo hóa đơn mẫu và thông báo phát hành hóa đơn điện tử 

Một số rủi ro thường gặp và cách xử lý đối với hóa đơn đầu vào

Bước 5: Thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn

Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Thông báo phát hành hóa đơn gồm có hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *