Một trong những quy định bắt buộc khi triển khai sử dụng hóa đơn điện tử đó chính là việc tạo hóa đơn điện tử mẫu và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Như vậy, ngoài những vấn đề quan trọng khác như quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử thì việc tạo hóa đơn mẫu và thông báo phát hành hóa đơn điện tử cần phải được thực hiện như thế nào để đảm bảo đúng quy định của pháp luật? cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Theo quy định tại khoản 2, Điều 7 Thông tư 32/2011 đã quy định cụ thể về việc tạo hóa đơn mẫu và thông báo phát hành hóa đơn điện tử, cụ thể:
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này).
Đồng thời, theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định: Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Như vậy, doanh nghiệp cần phải lưu ý về thời hạn này để đảm bảo thực hiện và triển khai sử dụng hóa đơn được tốt nhất.
Bên cạnh đó, Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn. Đối với Cơ quan quản lý thuế cần phải có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.
Nếu trong trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi mà không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì sẽ không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.
Nếu trong trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới.
Như vậy, các doanh nghiệp khi triển khai sử dụng hóa đơn thì có thể tự tạo mẫu hóa đơn nhưng cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định của pháp luật và phải thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế đang trực tiếp quản lý để xét duyệt.
Hiện tại, hầu hết các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đều có kho mẫu hóa đơn đa dạng, do đó, các doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn được mẫu hóa đơn phù hợp nhất với đơn vị mình. Hiện tại, phần mềm hóa đơn điện tử CyberBill không chỉ sở hữu kho mẫu hóa đơn điện tử đa dạng mẫu mã, thiết kế đẹp, nét, mà còn nhận thiết kế logo, bộ nhận diện thương hiệu trên hóa đơn theo yêu cầu của quý khách hàng với mức giá vô cùng hợp lý. Chính vì vậy, quý doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn được mẫu hóa đơn ưng ý nhất, phù hợp với các tiêu chí, yêu cầu khắt khe của doanh nghiệp mình.
Một số rủi ro thường gặp và cách xử lý đối với hóa đơn đầu vào
Bước nào trong quy trình sử dụng hóa đơn điện tử là quan trọng nhất?
Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp các doanh nghiệp nắm rõ hơn về việc tạo hóa đơn mẫu và thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Comment here