Tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí vận chuyển bảo quản hóa đơn, an toàn, bảo mật, quy định về ngày ký hóa đơn hiệu quả,… là những tiện ích mà hóa đơn điện tử đã và đang mang lại cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế. Vậy làm thế nào để đủ điều kiện trở thành tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hợp pháp? Những chia sẻ dưới đây sẽ giúp quý bạn đọc giải đáp tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần đáp ứng điều kiện gì.
Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cả cộng đồng doanh nghiệp và các cơ quan quản lý nhà nước. Cụ thể, sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Do đó doanh nghiệp tiết kiệm được đáng kể chi phí chuyển phát, đồng thời người mua cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi cũng như giảm được các rủi ro do mất hóa đơn trong khâu vận chuyển, giao nhận, giảm được các vụ tranh chấp, kiện tụng xảy ra do các lỗi thất lạc, mất mát hoặc giao chậm hóa đơn.
Hóa đơn điện tử tăng tính an toàn, bảo mật, tiện lợi cho doanh nghiệp trong kiểm tra truy xuất nguồn gốc hóa đơn, thông tin về đối tác kinh doanh. Doanh nghiệp mua hàng có thể không cần lo lắng về địa chỉ người bán xuất hóa đơn, tránh được rủi ro nhận hóa đơn giấy của các “công ty ma”, tránh được tình trạng nhận hóa đơn bất hợp pháp như đã từng xảy ra với hóa đơn giấy.
Đặc biệt, quy định mới của Luật Quản lý thuế, doanh nghiệp có quyền truy cập vào hệ thống dữ liệu của ngành Thuế để tra cứu hóa đơn của đối tác, từ đó tránh được các rủi ro về hóa đơn.
Vậy để trở thành tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hợp pháp, theo khoản 1 Điều 23 Thông tư 58 về hóa đơn điện tử thì tổ chức cần đáp ứng đủ các điều kiện:
Điều kiện về chủ thể: Phải có kinh nghiệm trong việc xây dựng giải pháp công nghệ thông tin và giải pháp trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức, cụ thể là có tối thiểu 05 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin; đã triển khai hệ thống, ứng dụng công nghệ thông tin cho tối thiểu 10 tổ chức; đã triển khai hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các chi nhánh của doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.
Điều kiện về tài chính: Có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam với giá trị trên 05 tỷ đồng để giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ.
Điều kiện về nhân sự: Có tối thiểu 20 nhân viên kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành về công nghệ thông tin, trong đó có nhân viên có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, quản trị cơ sở dữ liệu. Nhân viên kỹ thuật thường xuyên theo dõi, kiểm tra 24h trong ngày và 07 ngày trong tuần để duy trì hoạt động ổn định của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
Điều kiện về kỹ thuật:
Hệ thống thiết bị, kỹ thuật, quy trình sao lưu dữ liệu tại trung tâm dữ liệu chính đảm bảo quy định;
Hệ thống thiết bị, kỹ thuật dự phòng đặt tại trung tâm dự phòng cách xa trung tâm dữ liệu chính tối thiểu 20km sẵn sàng hoạt động khi hệ thống chính gặp sự cố.
SO SÁNH HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HĐĐT VÀ HĐG THÔNG THƯỜNG
TRUY CẬP THUẾ ĐIỆN TỬ ETAX NHƯ THẾ NÀO?
Kết nối trao đổi dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế phải đáp ứng yêu cầu:
Kết nối với cơ quan thuế thông qua kênh thuê riêng hoặc kênh MPLS VPN Layer 3, gồm 01 kênh truyền chính và 02 kênh truyền dự phòng. Mỗi kênh truyền có băng thông tối thiểu 10 Mbps.
Sử dụng dịch vụ Message Queue (MQ) hoặc Web (web service) có mã hóa làm phương thức để kết nối.
Sử dụng giao thức SOAP để đóng gói và truyền nhận dữ liệu.
Comment here