Tổ chức sự kiện thành công là điều mà bất cứ người làm marketing nào cũng mong đợi. Để đạt điều này đòi hỏi người tổ chức không những phải am hiểu kiến thức, quy trình diễn ra một sự kiện, đồng thời có những ý tưởng độc đáo và mới lạ. Sau đây là tổng hợp tất cả những bí quyết giúp bạn trở thành chuyên gia trong tổ chức sự kiện.
Căn cứ vào loại hình sự kiện để lên kế hoạch phù hợp
Không phải tất cả các loại hình sự kiện đều cùng một đặc điểm, mục đích đặt ra. Mỗi loại hình sẽ đưa đến một thông điệp riêng tới đối tượng nhắm tới.
Có rất nhiều loại hình tổ chức sự kiện phổ biến hiện nay:
– Sự kiện lễ khởi công: sự kiện này mang ý nghĩa lớn, quan trọng trong ngành xây dựng. Bên cạnh tuyên truyền với công chúng và báo chí, nó còn thể hiện sự khởi đầu thuận lợi, nhiều may mắn.
– Sự kiện khai trương: mang mục đích giới thiệu thương hiệu mới thành lập. Đối với sự kiện này cần tổ chức trong thời gian phù hợp với đối tượng khách hàng, đối tác tiềm năng hướng tới nhất. Lễ khai trương có sự phụ trợ của công nghệ, trang trí, các kỹ xảo để càng tạo được sự nổi bật, điểm nhấn càng tốt.
– Sự kiện ra mắt sản phẩm mới: để giới thiệu một sản phẩm mới hoặc dịch vụ nào đó đến toàn dân và báo chí. Nội dung chính của sự kiện là điểm mặt những vượt trội của sản phẩm/ dịch vụ mới, đưa ra những thông điệp tới khách hàng mục tiêu.
– Sự kiện tri ân khách hàng: giao lưu, tạo mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
– Sự kiện kỉ niệm thành lập doanh nghiệp: nội dung của sự kiện nhằm tổng kết lại quá trình hoạt động của công ty, doanh nghiệp, cửa hàng,..
Lên đa dạng ý tưởng cho buổi sự kiện
Mỗi thành viên trong ban tổ chức sự kiện đều được quyền đưa ra những ý kiến của riêng mình. Bên cạnh đó liệt kê tất cả các ưu và nhược điểm của ý tưởng đó. Điều này sẽ giúp tìm ra được những ý tưởng thích hợp nhất, đem đến hiệu quả cho buổi tổ chức sự kiện đạt được thành công mỹ mãn.
Thay đổi kế hoạch trong quá trình diễn ra sự kiện là điều tối kỵ nhất. Vì vậy, cần lên kế hoạch thật cụ thể và rõ ràng từng công đoạn. Sự thay đổi kế hoạch đồng nghĩa với việc thay đổi chi phí và thời gian.
Thiết kế thư mời – bí quyết để sự kiện diễn ra thành công
Bất kỳ một sự kiện nào cũng cần có sự tham dự của khách mời. Nói rõ hơn, khách mời đóng vai trò vô cùng quan trọng, nhất là những đối tượng tiềm năng hướng tới để đạt được mục đích của sự kiện đó.
Hãy thiết kế thư mời thật ấn tượng, nội dung của thư mời cần đầy đủ các thông tin sau:
-
Thiết kế phù hợp với loại hình tổ chức sự kiện
-
Người nhận thư mời
-
Điểm qua nội dung sự kiện
-
Địa điểm diễn ra sự kiện
-
Thời gian
-
Những lưu ý khi tham gia sự kiện
Luôn có phương án, kế hoạch dự phòng
Đây là điều vô cùng quan trọng. Trong buổi diễn ra sự kiện sẽ có nhiều vấn đề phát sinh ngoài dự kiến, vậy nên phải có một phương án dự trù giải quyết tình huống không ngờ đến.
Không có sự kiện nào diễn ra theo đúng như kế hoạch 100%. Bất kể người tổ chức sự kiện nào cũng cần phải lưu ý đến vấn đề này.
Cần đội ngũ hỗ trợ khách hàng trong sự kiện
Đừng để người tham dự phải tự xoay sở một mình để tìm kiếm hoặc tìm hiểu thứ gì đó. Mỗi sự kiện cần có những người hỗ trợ khách mời, hướng dẫn họ. Điều này thể hiện tính chuyên nghiệp trong tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó cũng khiến khách mời cảm thấy không bị bỏ rơi, được tiếp đón chu đáo nhất. Từ đó, những thông điệp truyền đến những đối tượng khách mời sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn.
Chắc chắn những bí quyết trên đây sẽ giúp bạn trở thành bậc thầy trong tổ chức sự kiện. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết.
Có thể bạn quan tâm:
>>> Thế nào là hóa đơn đặt in? Trình tự đặt in hóa đơn là gì?
>>> Nhận tối đa lương hưu khi đóng bảo hiểm xã hội bao nhiêu năm?
Comment here